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Définir un plan de formation avec un budget restreint

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Mis à jour le:
31/5/22
Eva Sinnah

Eva Sinnah

Responsable Marketing

Sale temps pour les RH. Vous étiez déjà débordé par la gestion des absences et de la paye, et voilà qu’une crise sanitaire doublée d’une crise économique vient mettre à mal votre plan de formation. Malgré le contexte de réduction budgétaire, vous devez continuer à proposer autant de formations professionnelles que d’habitude, mais avec moins de budget. Comment y parvenir tout en respectant vos obligations de moyens et de résultats ? Comment répondre au besoin de formation de vos collaborateurs ?

Le plan de formation, une force pour l‘entreprise

Toutes les entreprises, grandes ou petites, tirent leur principale force des personnes.

Les connaissances, l'expérience, les compétences et le talent des employés sont le moteur de l'entreprise qui, s'il est correctement géré, crée les conditions pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

On sait maintenant que pour être compétitif dans un marché en évolution rapide, il est avantageux de miser sur le savoir-faire distinctif de ses ressources et d'avoir la capacité d'évoluer rapidement selon les caractéristiques du marché.

A cet effet, un rôle déterminant est joué par la construction d'un plan de formation efficace en entreprise , qui vise à permettre aux salariés d'exercer au mieux leurs activités ; devenant ainsi un outil fondamental pour atteindre les objectifs à court et à long terme de l'entreprise.

En particulier, ce type de formation ne concerne plus seulement la formation des employés (même si elle reste importante), mais permet également de toucher un public externe, clients et partenaires.A voir si mieux formuler, car comprend pas trop ?

Les effets positifs de la formation

En réalité, la formation en entreprise a de nombreuses implications positives pour l'entreprise qui voit sa productivité croître, grâce à la montée en compétences des individus et des équipes. La compétitivité augmente également, compte tenu de la capacité à suivre les évolutions technologiques et du marché, avec des effets positifs également sur la compréhension des objectifs de l'entreprise par les employés, qui disposent des bons outils pour une vue d'ensemble à 360 degrés.

Cela, à son tour, se traduit par une augmentation de l' engagement des employés , qui fait désormais réellement partie de la mission de l'entreprise , et une diminution conséquente du chiffre d'affaires et des coûts que cela implique.

Si, à ce stade, on voit bien pourquoi il est important d'entreprendre une formation en entreprise , il faut cependant comprendre comment le faire, ou comment construire un parcours "sur mesure" pour chaque réalité entrepreneuriale.

La première chose à faire est certainement d'abandonner certains préjugés qui, jusqu'à présent, ont fortement limité le développement des programmes de formation dans les entreprises, comme l'idée que la formation est un "coût" sans retour ou la croyance que la formation est quelque chose qui ne concerne que les grandes entreprises.

Cela dit, il est alors évident que tout programme de formation dans l'entreprise doit être construit à partir d'une planification précise qui implique tous les départements. Il doit réellement être en mesure d'identifier les besoins de formation et de professionnalisation des salariés, ainsi que les dysfonctionnements de la "machine de l'entreprise".


Les objectifs de la formation

Une formation réussie ne peut ignorer les résultats. C'est pourquoi il est important de se fixer des objectifs mesurables, d'apprendre à calculer le ROI d'une formation , en sondant par exemple la réponse des salariés et des managers. Soit en vérifiant l'apprentissage effectif de nouvelles compétences par des tests et quizz périodiques, car c'est le seul moyen de comprendre si la formation a un impact tangible sur les activités de l'entreprise.

 

Enfin, lors de la fixation des objectifs, il est toujours bon de se référer aux principes de la méthode dite SMART de Peter Drucker. C'est-à-dire : " Spécifique ", " Mesurable ", " Atteignable " , " Pertinent " et " Temporel ".


La gestion des ressources humaines à l’ère numérique

Les nouvelles technologies numériques permettent aux responsables RH d' offrir une expérience employé plus engageante et personnalisée à grande échelle.

Dans le même temps, les technologies émergentes, telles que l'automatisation des données, l'analyse prédictive des données et l'intelligence artificielle (IA) , ont ajouté des innovations pour comprendre, gérer, motiver et engager la main-d'œuvre.

Les responsables RH disposent d'un ensemble d'outils entièrement nouveaux pour maximiser la valeur de la main-d'œuvre, du recrutement social intelligent et des pratiques de rétention personnalisées à une rémunération hautement optimisée.

Dans le cadre de la gestion du plan de formation, il y a notamment l’outil RH StaffSuccess Training qui est un gain de temps au quotidien.

Formation professionnelle : combien ça coûte ?

Spécialité du formateur, nombre d’apprenants, contenu et durée de la formation… Le prix d’une formation varie selon de nombreux critères. Généralement, il faut compter entre 1000 €/jour et 2500 €/jour pour une formation digne de ce nom. 

Pour vous prémunir des formateurs peu scrupuleux, privilégiez les professionnels en mesure de vous fournir une grille tarifaire claire et précise. Faites également attention aux éventuels frais annexes qui peuvent faire gonfler le prix initial de la formation. En effet, si la formation se déroule en dehors de vos locaux, il faudra prévoir des dépenses liées au déplacement des participants.

C’est pourquoi la formation au poste est généralement moins coûteuse qu’une formation nécessitant un déplacement en centre de formation. Parce qu’il n’implique aucun déplacement, le e-learning est sans aucun doute la formule la moins chère.

Une autre solution pour faire des économies consiste à envoyer votre meilleur orateur suivre une formation particulièrement intéressante et organiser ensuite une restitution à l’attention des autres salariés. De cette façon, le participant pourra partager son expérience et les différentes astuces et techniques apprises, à l’ensemble de ses collègues.  Vous n’aurez payé de formation que pour un seul participant, mais le savoir-faire qu’il aura acquis pourra bénéficier à un nombre beaucoup plus important !


Plan de formation : 7 conseils pour optimiser vos budgets

  1. Proposer un catalogue de formation déjà personnalisé pendant le recueil des besoins aux collaborateurs. Ainsi vous favorisez les formations auprès des organismes partenaires à l’entreprise ou avec lesquelles vous avez déjà collaboré. La négociation des coûts est dans ce cas facilitée.
  2. Jouer sur les volumes pour négocier davantage les prix. Le volume d’heures de formation, de participants, de modules, etc.
  3. Contrôler son budget avec un outil adapté aux activités RH. C’est ce que nous avons mis en place avec l’outil RH StaffSuccess Training. L’automatisation des données liées au plan de formation va permettre d’avoir une vue d’ensemble sur un tableau de bord digital. 
  4. Mettre en concurrence les organismes de formations, Nous vous recommandons lors de votre recherche des formations, de sélectionner 3 organismes avant de faire votre choix final. 

Retrouvez tous nos conseils dans cet article : Top 5 des erreurs commises par les RH dans la recherche des formations

  1. Grouper des formations inter-entreprises en intra-entreprise.
  2. Favoriser les formations à distance plutôt qu’en présentiel. En raison des frais de déplacement et du coût des locaux, une formation en présentiel est généralement plus coûteuse.
  3. Mettre en place une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) pour optimiser les dispositifs de formation.

A lire aussi : Nos conseils pour financer les besoins de formation en entreprise

Une fois la question du financement résolue, reste que vous manquez cruellement de temps pour mener à bien votre plan de formation… Et si vous vous faisiez aider ?

StaffSuccess Training vous aide à arbitrer et construire votre plan de formation. En automatisant et en simplifiant le plan de formation, vous êtes en mesure de proposer des dispositifs innovants à l’ensemble de vos collaborateurs, tout en répondant aux orientations stratégiques de votre entreprise 👉 Contactez-nous pour en savoir plus !


Rappelons que…

✅ Le plan de formation en entreprise doit refléter et répondre aux besoins de formation et aux objectifs de développement de l'entreprise , à court et à long terme.

✅ L'objectif est de concevoir un plan suivi par les employés avec intérêt et cohérence , alimentant l'implication et le désir d'apprendre.

✅ Compte tenu du développement des technologies et des nouveaux systèmes d'apprentissage, il est important d'envisager l'apprentissage en ligne au sein du programme de formation de l'entreprise , qui permet aux employés d'accéder à la formation à tout moment et en tout lieu.

✅ Les entreprises les plus performantes ont adopté, avec l'e-learning, la gamification car l'utilisation des techniques de jeu dans l'apprentissage améliore l'engagement, l'interaction et la motivation des employés.

✅ Enfin, n'oubliez pas qu'un plan de formation en entreprise efficace doit toujours être surveillé, mis à jour et modifié si des lacunes sont mises au jour.

✅ Ce n'est qu'avec un processus continu d'analyse, de vérification et de modification que des résultats performants seront obtenus.

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