Entretien professionnel, entretien individuel, entretien annuel : comment les différencier pour la gestion des entretiens ?

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L’existence de différentes catégories d’entretiens à réaliser en entreprise et l’apparition d’abus de langage font qu’il est parfois difficile de s’y retrouver entre les entretiens professionnels et les entretiens annuels. Cet article vous propose de faire le point sur les différents entretiens professionnels et les obligations qui en découlent, afin d’éviter toute pénalité financière en cas de non-respect de la Loi !

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L’entretien annuel d’évaluation

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L’entretien annuel d’évaluation ne relève pas d’une obligation légale, il s’agit d’une pratique managériale. La finalité de cet entretien est d’apprécier les compétences du salarié, en vue de le rendre davantage performant dans son équipe ou son organisation de travail. Lors d’un entretien annuel d’évaluation, le manager va évaluer si les objectifs fixés l’année précédente ont été atteints et fixer de nouveaux objectifs pour l’année suivante.

Davantage porté sur les aspects opérationnels, l’entretien annuel doit se baser sur un système d’évaluation objectif. Au cours de l’année, quelles ont été les missions confiées au collaborateur ? Quels étaient les objectifs de départ et en quoi ont-ils été atteints ? Les sujets relatifs à la vie privée du salarié, tels que son état de santé, ne doivent pas être abordés. En revanche, les difficultés rencontrées par le salarié dans l’exercice de son activité professionnelle ou l’identification d’axes d’amélioration sont à l’ordre du jour.

A l’issue de l’entretien, un compte-rendu doit être rédigé. Il est conseillé de le faire signer par le salarié.

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L’entretien professionnel obligatoire

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A la différence de l’entretien annuel d’évaluation, l’entretien professionnel est une obligation légale pour toutes les entreprises, et ce, peu importe leur effectif, depuis mars 2014. Aussi appelé « entretien individuel », l’entretien professionnel a pour objectif de faire le point sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié, en termes de qualifications et d’emploi :

• Ses aspirations professionnelles
• Ses possibilités d’évolutions (au sein ou en dehors de l’entreprise)
• Ses souhaits de formation, indépendamment de ceux identifiés par l’entreprise

A l’initiative de l’employeur, la démarche consiste à dresser le bilan du parcours professionnel du salarié depuis son entrée dans l’entreprise, afin de permettre au collaborateur de faire le point sur ses compétences, d’exprimer ses souhaits d’évolutions et d’identifier les moyens pour y parvenir, tels que les formations. La philosophie de l’entretien professionnel consiste à rendre le salarié acteur de son évolution professionnelle.

A l’issue de l’entretien, une synthèse doit être rédigée, ainsi qu’un plan d’action. Un exemplaire de ce document doit être remis au salarié et l’entreprise en conserve une trace écrite.

L’entretien professionnel doit se dérouler sur le lieu de travail et pendant les horaires de présence du salarié. Il ne s’agit en aucun cas d’une évaluation du travail du salarié, qui doit être faite dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation. En pratique, les entreprises ont pu pendant longtemps mélanger entretien professionnel et entretien annuel, en les faisant se dérouler sur le même temps. C’est toujours possible, mais la synthèse de ces deux entretiens doit faire l’objet d’une traçabilité différente. L’entretien professionnel doit ainsi être consigné sur un livrable distinct.

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Entretien professionnel : quelle périodicité ?

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L’entretien professionnel doit avoir lieu au moins tous les 2 ans, à partir de la date d’entrée du salarié dans l’entreprise, puis de la date du précédent entretien. L’entreprise a la possibilité de réduire cette périodicité, en organisant l’entretien professionnel une fois par an, selon un accord collectif.

CDI, CDD, alternant, temps partiel… Tous les salariés de l’entreprise sont concernés, quelle que soit leur ancienneté. Par ailleurs, l’entretien professionnel est également obligatoire pour les salariés de retour après une période d’absence prolongée (arrêt maladie de plus de 6 mois, congé sabbatique, congé maternité…).

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Entretien professionnel d’état des lieux : bilan des 6 ans

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Tous les six ans, l’entretien professionnel prend la forme d’un état des lieux, visant à vérifier 4 éléments, sur les six dernières années :

• Le salarié a-t-il bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans ?
• A-t-il suivi au moins une action de formation, en dehors des formations obligatoires ?
• Au travers de la formation ou de la VAE, a-t-il acquis des éléments de certification, ou une certification totale ?
• Le salarié a-t-il bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle, via une promotion ?

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A l’issue de ce bilan, un compte-rendu de l’état des lieux doit être rédigé et une copie doit être transmise au salarié.

A partir de 2022, il faudra impérativement que le salarié ait suivi une formation non obligatoire, en plus d’avoir bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans. En cas de non-respect de ces obligations, l’entreprise de plus de 50 salariés peut être contrainte de verser 3000 euros sur le compte personnel de formation du salarié, et même s’acquitter d’une amende de 6000 euros auprès du Trésor public.

Lire aussi : Entretien professionnel en 2020 : que dit la Loi ?

RH : comment préparer vos entretiens professionnels obligatoires ?

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La tenue des entretiens professionnels relève d’un processus structuré. La première étape consiste à décider qui réalisera l’entretien et à rassembler les informations utiles concernant le salarié. La Loi ne précisant pas qui doit réaliser l’entretien professionnel, vous êtes libre de vous organiser comme vous l’entendez, en assurant vous-même cet échange ou en le confiant à un manager ou un chef d’équipe. Reste ensuite à suivre une trame définie pour balayer tous les points essentiels.

Pour être efficace, vous devez pouvoir centraliser en un seul et même endroit toutes les informations relatives aux entretiens professionnels, notamment les souhaits en termes de formation. Pour le bon déroulé de la gestion des formations, qui découle du recueil des besoins effectué lors de l’entretien professionnel, la traçabilité est en effet essentielle !

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Conscient des difficultés rencontrées quotidiennement par les RH pour assurer la tenue des entretiens professionnels, Staffsuccess propose un outil de gestion des entretiens professionnels. Depuis la plateforme StaffSuccess, vous pouvez valider vos formulaires d’entretien, assurer automatiquement la gestion des relations entre les employés et leurs managers et diffuser les demandes d’entretien. Grâce à une centralisation de l’information, vous pouvez facilement identifier les entretiens qui n’ont pas eu lieu, pour en effectuer la relance. Cette traçabilité vous assure d’être toujours en conformité avec la Loi et d’éviter ainsi toute sanction financière ! Également accessible aux managers et aux collaborateurs, la plateforme permettra ensuite de prendre en compte les différents besoins en formation.

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