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Logiciel RH : 5 questions à se poser pour bien le choisir

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Mis à jour le:
2/6/22
Eva Sinnah

Eva Sinnah

Responsable Marketing


Vous cherchez à mettre en place un logiciel RH dans votre entreprise ? Vous n’êtes pas encore certain de votre choix ?

Il y a toute une série d’éléments à prendre en compte lors du choix d'un logiciel RH. À tel point qu’une feuille de route pour vous guider dans la phase de recherche jusqu'à la prise de décision finale serait d’une grande aide.

Nous avons identifié pour vous les questions à se poser pour choisir le bon logiciel de gestion des ressources humaines qui répondra à tous vos besoins. Prenez le temps de répondre à toutes ces questions à l’écrit et faites ressortir les points clés qui orienteront votre choix vers un logiciel plus qu’un autre. 

 

Les 5 questions à se poser pour bien choisir votre logiciel RH

1- Quels sont mes objectifs et le budget de l’entreprise ? 

 

La première étape va être de lister vos besoins. Au sein d’un service RH il en existe plusieurs, voici des exemples :

  • J’ai des difficultés à gérer mon plan de développement des compétences
  • Je souhaite créer un catalogue de formations accessible en ligne pour mes collaborateurs
  • L’engagement de mes collaborateurs est ma priorité
  • J’ai besoin de connaître l’évolution du passage des entretiens professionnels
  • Je souhaite digitaliser mes entretiens professionnel pour un meilleur suivi

 

Une fois que vos besoins seront exprimés, il faudra ensuite les prioriser. Cela vous permettra de vous concentrer sur les fonctionnalités qui seront indispensables pour adopter un logiciel. 

 

Concernant le budget pour un outil RH, le prix sera variable principalement selon la taille de l’entreprise et les fonctionnalités que vous souhaitez. Il est primordial de réfléchir, avec la direction, aux perspectives d’évolution de l’entreprise : avez-vous une vision de ce projet sur le long terme ? Envisagez-vous le recrutement de nouveaux collaborateurs ?

Aussi, pensez au délai de mise en route du logiciel. Est-ce un projet dont le besoin est immédiat ou un projet pour les prochains mois/années ?

 

2- Quels sont les outils RH existants ?

 

En ayant défini votre budget et surtout vos objectifs, vous saurez vous orienter vers les bons outils. Mais avant cela, il vous faut connaître le marché et ses subtilités.

 

Voici les différentes technologies :

 

Les outils d’organisation : c’est un outil en ligne, plus design qu’un fichier Excel et qui vous permet de créer des tableaux, des notifications, attribution de tâches… Parmi ces plateformes on retrouve monday.com, airtable, notion et d’autres. L’inconvénient de ces outils pour les RH, c’est qu'elles ne répondent pas aux besoins spécifiques comme la gestion des campagnes d’entretiens professionnels. En revanche, c’est un bon outil pour organiser individuellement ou pour votre service, les missions prioritaires pour atteindre vos objectifs.

 

Logiciel hébergé en interne : c’est un logiciel installé et hébergé en interne. Selon vos besoins, l’intégration des modules peut prendre plus ou moins de temps. Le logiciel sera accessible uniquement sur les postes ou le logiciel sera installé. Contrairement au logiciel saas disponible avec une connexion internet.

 

Un logiciel saas : “Software as a service”, appelé aussi logiciel en tant que service, est hébergé dans le cloud. C’est une plateforme qui est accessible partout et requiert uniquement une connexion internet. Le plus pour vous c’est que le logiciel se met à jour automatiquement et vous bénéficiez des dernières versions sans aucune manipulation de votre part. Il facilite l’accessibilité du logiciel et rend le travail à distance possible.

 

Chez StaffSuccess, par exemple, nous avons fait le choix de développer notre outil en mode Saas pour faire gagner du temps à nos clients en les déchargeant de la maintenance du logiciel, l’accessibilité

D’autre part, notre outil RH est accessible en termes d’utilisation, vous pouvez vous connecter de n'importe où. Il est aussi accessible en termes de budget puisque les coûts sont réduits par rapport à un logiciel hébergé en interne (frais d’installation et de maintenance, temps de mise à jour).

 

3- Quelle interface convient le mieux aux personnes qui utilisent le logiciel ?

 

Si on quitte les fichiers Excel bien trop complexes, ce n’est pas pour retrouver un logiciel qui n’est pas intuitif. Pour être sûr que l’interface vous plaît, vous pouvez faire une demande de démo des outils que vous avez sélectionnés. 

 

La prise de rendez-vous est souvent très rapide et la démo vous permet de voir concrètement la manipulation du logiciel, sans vous engager. Vous avez un interlocuteur direct pour poser vos questions pour identifier si les fonctionnalités répondent à vos objectifs.


Pour le développement de l’interface StaffSuccess, nous avons pris le parti de co-développer notre outil avec des RH. Bien avant le lancement de StaffSuccess, nous avons regroupé une dizaine de RH et avons réfléchi ensemble aux problématiques et à leurs attentes.

Aujourd’hui, ce groupe de RH est devenu la StaffSuccess Family et tous les mois de nouveaux membres rejoignent la communauté !


4- Qui sera impliqué dans l’utilisation du logiciel RH ?

 

Pour le choix de votre logiciel, vous devrez déterminer si ce dernier doit être collaboratif ou simplement accessible au service RH.

Les RH impliquent de plus en plus les managers dans la stratégie de gestion des ressources humaines. 

Avec StaffSuccess, par exemple, nous proposons trois accès différents : 

  • Une vue RH
  • Une vue Manager
  • Une vue Collaborateur

 

En étant collaboratif, StaffSuccess facilite la communication, notamment pour le recueil des besoins des collaborateurs directement géré par leurs managers ou pour les entretiens annuels avec des grilles d’entretiens intégrées à l’outil.

 

5- Quels sont les avantages de ce logiciel ?

 

Choisir un logiciel RH, c’est avant tout choisir un partenaire qui contribue à l’optimisation de votre service RH.

 

Vous devez identifier trois éléments :

  • Le support apporté par le service technique

L'introduction de toute solution dans une entreprise est loin d'être facile, non seulement d'un point de vue technique, mais aussi en termes de formation de votre équipe. Vérifiez que votre prestataire de services vous aidera à tirer le meilleur parti de ce nouvel outil. 

Aussi, des problèmes et des requêtes peuvent survenir à tout moment, et il est essentiel de les résoudre rapidement.

Avez-vous besoin d’une formation pour utiliser le logiciel ? Suite à l'onboarding vers qui vous tourner en cas de difficulté ? Quels outils sont à votre disposition ?

 

Pour accompagner nos clients dans l’utilisation de StaffSuccess et les aider à optimiser leur temps, nous avons créé la StaffSuccess academy. Elle est directement accessible sur internet, ou nous avons répertorié des conseils pour guider nos clients. 

Pour assurer la réussite de l’usage de l’outil, nos clients sont suivis par un membre de  l’équipe Client Success.


  • La valeur ajoutée du logiciel

Le logiciel RH doit pouvoir fonctionner avec les processus dont votre organisation a besoin, plutôt que d’adapter ces processus aux limites d'un système de gestion du personnel. 

En avançant dans votre réflexion, vous serez en mesure d’identifier les plus-values des logiciels envisagés selon vos processus et vos missions.



  • Et enfin, la sécurité liée aux données de l’entreprise

La protection des données est un élément clé à valider. Assurez-vous que l’entreprise prenne les mesures nécessaires pour garantir la sécurité des données.


Lire le retour d’expérience de Sarah, Responsable des Ressources Humaines


Vous l’aurez compris, choisir son logiciel de gestion des ressources humaines n’est pas une affaire facile. Nous espérons que ces questions vous aideront à faire mûrir votre réflexion.

 

Vous souhaitez utiliser un logiciel RH ? Nos experts vous apportent de l’aide pour vous accompagner dans votre choix, contactez-nous !


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