Ce support d’utilisation vous permet de tout comprendre au workflow de notre outil, et surtout de bien appréhender les différents statuts de vos entretiens professionnels. 

Le workflow ci-dessous explique le fonctionnement de notre outil dans un contexte normal (sans cas particuliers) :

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=> Le statut “A planifier” (sera affiché s'il vous manque des informations en interne), signifie soit : 

• Qu’il n’y a pas de date prédéfinie des entretiens, car il manque des informations dans le système (exemple: pas de date d’embauche ou pas d’information sur la date du dernier entretien professionnel)

• Que le salarié n’a pas de manager attitré ! ‍

Action RH (possible):  
Définir une date du prochain entretien ou assigner un manager au salarié.
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=> Le statut “Planifié”, signifie que l’outil a déterminé automatiquement une date limite pour faire passer l’entretien suivant la date d’embauche du salarié. En revanche, le manager n’a pas été notifié pour planifier une date avec son employé, il le sera 3 mois avant la date limite des 2 ans. ‍

Action Rh (possible) : ​​peut envoyer manuellement une notification au manager afin qu’il planifie une date avec son employé. A savoir, une notification est envoyée automatiquement 3 mois avant la date limite des 2 ans. 
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=> Le statut “Envoi au manager “ : signifie que le manager a reçu automatiquement ou manuellement une demande du RH pour faire passer l’entretien professionnel avec son employé‍

Action Manager : il doit trouver un créneau pour fixer la date de l'entretien avec son employé. 
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=> Le statut “Envoi au salarié” : signifie que le salarié a bien reçu la proposition d’entretien de son manager.

‍Action Employé: il doit accepter ou refuser sa proposition.
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=> Le statut  “Accepté” ou “refusé” : 

• "Accepté" : signifie que le salarié confirme sa disponibilité au manager pour passer l’entretien. Si la date ne lui convient pas il doit s’entretenir avec son manager pour la changer.  ‍

Action Manager et Employé :  Remplir la grille de préparation, faire l’entretien et signer par le manager. 

• "Refusé": signifie que le salarié refuse de passer son entretien professionnel. Un document doit faire office de preuve écrite (pour être protégé en cas de contrôle).‍

Action Manager: Joindre la preuve écrite dans l’outil.
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=> Le statut “Signé par le manager” : signifie que le manager a validé l’entretien et qu’il a été signé.
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=> Le statut "Signature de refus" : signifie que le salarié a refusé de passer l’entretien. ‍

Action Employé : dans ce cas, le salarié doit signer pour confirmer son refus.  
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=> Le statut “Signé par le salarié” signifie que le salarié a signé l’entretien et que tout s'est bien déroulé. Le processus peut recommencer pour le prochain entretien.

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Le workflow ci-dessous explique le fonctionnement de notre outil si l'employé n'a pas fait son entretien avant la date limite:

‍=> Le statut “Pas fait” : cela signifie que le salarié a raté son rendez-vous pour effectuer l’entretien ou bien que le manager n’a pas planifié malgré les relances. Il a donc dépassé le délai des 2 ans, le processus peut recommencer, un nouvel entretien va être planifié !

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Le workflow ci-dessous explique le fonctionnement de notre outil si vos employés n'ont pas d'adresse e-mail :

=> Le statut "Envoi Manager": dans cette situation, le manager doit échanger avec son salarié et essayer de convenir d'une date d’entretien.

• Si le salarié refuse de passer l’entretien professionnel, le manager doit tout de même lui demander un écrit pour l’intégrer dans l’outil, ainsi cet écrit fera preuve de signature de refus. Le processus pourra à nouveau recommencer. 
  

Action Manager: doit indiquer que le salarié à refuser et joindre la preuve écrite dans l’outil.

• Si le salarié accepte de passer l’entretien professionnel, le manager va devoir accepter dans l’outil à la place du salarié, à ce moment il aura deux actions possibles : 

1. Soit il fait passer l’entretien sur le formulaire papier (préalablement imprimé, il s’agit de la grille d’entretien), ce formulaire doit être joint dans l’outil par la suite pour faire preuve de signature du salarié. Le processus peut recommencer, un nouvel entretien doit être planifié !  
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2. Soit il fait passer l’entretien numériquement dans son espace dédié, à la fin le manager doit signer électroniquement et faire signer son salarié également.

Ensuite, le processus peut recommencer, un nouvel entretien va être planifié.